O trabalho em home office tornou-se uma realidade a partir da pandemia. Hoje o termo não é mais uma novidade, pois grande parte dos segmentos se viram obrigados a migrar para este formato diante da Pandemia.
Entender como gerir este formato de trabalho é fundamental para o sucesso da sua empresa e também da sua carreira, ainda que tenha ocorrido da noite para o dia.
Ao longo desses 2 anos, algumas empresas já voltaram ao presencial, mas grande parte viu vantagem no home office ou no formato híbrido. Por isso, desenvolvemos aqui 7 dicas de como ter uma gestão eficiente trabalhando em casa.
Quais as melhores dicas para uma gestão eficiente em home office?
1 – Comunicação
Este é sempre o principal ponto de qualquer planejamento de sucesso. Em especial no home office, em que os colaboradores estão distantes fisicamente, é fundamental ter um olhar pormenorizado para que a equipe não se perca e, com isso, perca a união necessária para construir resultados positivos.
Dessa forma, é importante hierarquizar as informações para que sempre haja entendimento e para que os ruídos sejam evitados ao máximo. Isto quer dizer que é preciso que seja definida previamente como será a comunicação para cada situação. Veja só:
- Questões mais pontuais e urgentes podem ser resolvidas por áudios ou mensagens em aplicativos como WhatsApp ou Wechat.
- Decisões mais rápidas e que tenham necessidade de alguma apresentação podem ser feitas através de videoconferências.
- Para questões não tão urgentes e que possuam uma quantidade maior de informações, utilize o e-mail.
2 – Busque a eficiência
Para que uma equipe realize um home office de qualidade é necessário buscar a organização dos processos. Crie algumas regras específicas de conduta e busque a utilização das melhores ferramentas para gestão. É preciso começar do básico mesmo.
Desenvolva um plano de ação para todos os membros da sua equipe, definindo as tarefas de cada um, bem como os prazos e as obrigações de cada colaborador. Crie a rotina de realizar encontros virtuais (diários ou semanais) para alinhamento. Se é pra organizar, valorize cada detalhe inicial.
3 – Ferramentas de gestão
A tecnologia, mais do que nunca, é essencial para o home office. É preciso fazer as coisas acontecerem, mesmo à distância. E, para isso, é válido utilizar algumas ferramentas de gestão, que atuam de maneira a organizar as demandas, as funções, os prazos e as entregas.
A importância dessas ferramentas se encontra no fato de que é possível visualizar o fluxo de trabalho, acompanhar as atividades realizadas e manter sob controle a boa realização de todas as demandas. Nenhuma informação pode ficar de fora, pois elas mantêm o funcionamento correto dos projetos.
Você pode escolher uma ferramenta que mais se aproxime do perfil da sua equipe de trabalho. A importância disso está no fato de que facilita a comunicação, evita ruídos e permite que todos os detalhes estejam em um lugar-comum a todos os envolvidos. Como exemplo de ferramentas, temos:
- Runrun.it
- Trello
- Asana
- Pipefy
4 – Defina uma rotina
A criação de uma rotina é essencial para que a equipe de trabalho não se perca no meio de certa de liberdade que temos com relação aos horários e ao desenvolvimento do trabalho. É preciso que, mesmo em casa, o colaborador esteja sempre focado na entrega daquilo que dele é esperado.
Para que isto seja possível, a fixação de um horário de trabalho tende a manter as atividades como se estivessem sendo realizadas de maneira presencial. A definição dos horários de início e fim de expediente impede que a equipe se perca no tempo, não entregue suas demandas e gere problemas.
Neste contexto, o horário de início deve ser definido e, para isto, é ideal que o colaborador crie uma rotina para se adaptar com mais facilidade. Por exemplo, quando ele define um horário para acordar, tomar banho e preparar o café da manhã, mentaliza um momento para iniciar o dia de trabalho.
Da mesma forma, o horário do fim de expediente deve ser cumprido, procurando-se evitar que as atividades sejam estendidas, o que tende a gerar maior desgaste físico e mental e, ao longo do tempo, uma diminuição da qualidade do trabalho final.
5 – Videoconferências
A busca deve ser sempre de aproximar os envolvidos, integrar a equipe e construir um ambiente dinâmico, onde todos estejam próximos, compartilhando conhecimento e buscando sempre fomentar um clima de comunicação mútua. A distância física tende a construir ilhas entre os colaboradores.
Dessa forma, utilize ao máximo todas as ferramentas que estão à disposição para encontros virtuais, compartilhamento de tela, transferência de arquivos importantes, gravação de reuniões e todo tipo de relacionamento que mantenha o “time” sempre ligado e focado no objetivo principal do trabalho.
Com relação às ferramentas, as mais comuns e que oferecem os melhores resultados são:
– Skype.
– Zoom.
– Google Hangouts.
– Microsoft Teams.
6 – Divisão das tarefas
Se quando o trabalho é presencial já existem perdas sensíveis de informações, imagine no home office. Quanto maior a tarefa, mais possibilidades de ruídos. Dessa forma, se buscamos como ter uma gestão eficiente, é fundamental que as demandas sejam divididas em pequenas partes.
Projetos menores têm a sua execução facilitada, ou seja, se há uma grande tarefa, divida-a em etapas menores e crie um cronograma específico com prazos para execução, divisão por colaborador e detalhamento do que precisa ser realizado.
7 – Crie um ambiente que traduza um local de trabalho
Pode parecer conversa fiada, mas a nossa cabeça se distrai com facilidade, em especial se estamos num ambiente onde, geralmente, estamos livres de regras e de obrigações, como a nossa casa. Por isso, se a nossa meta é buscar como ter uma gestão eficiente, crie um ambiente que traduza um local de trabalho.
Na prática, há pontos que auxiliam nessa formatação. Para exemplificar, veja só:
- Evite trabalhar de pijamas.
- Não desenvolva as suas atividades no sofá ou no chão do seu quarto; isso cria um relaxamento natural, com constante perda de foco. Utilize uma mesa e uma cadeira.
- Conscientize as pessoas que moram com você que o fato de estar em casa não significa que esteja disponível a qualquer momento para resolver questões que nada tem a ver com o seu trabalho ou mesmo para conversar qualquer tipo de assunto.
E aí, qual dessas estratégias você já utilizava? Utiliza alguma que não citamos aqui? Compartilha com a gente!
