O dia a dia de uma corporação é cheio de particularidades. Porém, independente do segmento de atuação, os encontros entre gestores e colaboradores têm muita importância para o bom andamento dos processos. Por isso, destacamos os 7 passos para realizar reuniões produtivas na sua empresa.
Sendo assim, ao longo deste conteúdo, você entenderá com detalhes por que as reuniões são tão vitais para a saúde nos negócios. Além disso, conseguirá verificar os benefícios para as organizações que fazem encontros de maneira produtiva.
E não para por aí, compartilharemos também a influência que a tecnologia trouxe para a realização de reuniões mais objetivas, assertivas e que permitem unir pessoas distantes geograficamente. Tudo isso, alinhado a gestões modernas, tende a potencializar o trabalho das corporações.
Dito isso, é hora de olharmos para as reuniões com uma visão destacada. É preciso deixar de lado os formatos improdutivos e mudar nossa visão em relação a este tipo de encontro. Por fim, mostraremos onde você pode aprender a se comunicar bem e interagir com qualidade nestes encontros. Veja tudo a seguir.
Entenda a importância das reuniões no ambiente corporativo
Todo ambiente corporativo precisa definir uma linha de trabalho, com procedimentos e normas voltados para o melhor desempenho de todos. Quando isto acontece, os processos são realizados com mais qualidade e, quando surgem os problemas, as soluções são encontradas mais facilmente.
Trata-se, portanto, de olharmos para as reuniões empresariais como um fator determinante. Ali são alinhadas às metas, a mudança de rota e as correções sutis que determinam o sucesso nos negócios. Neste contexto, tenha sempre a certeza de que as melhores corporações agem dessa maneira.
Ou seja, se a sua meta é se destacar no mercado e subir os degraus necessários, com o mínimo de crises, você precisa mergulhar de cabeça neste conteúdo de hoje. Com ele, compartilharemos, além dos 7 passos para uma boa organização de reuniões, tudo o que a comunicação pode fazer.
Desta forma, vamos considerar as reuniões como uma ação estratégica e necessária para a integração das equipes de trabalho. Neste ambiente, surgem ideias inovadoras, crises são contornadas e é possível gerar uma comunicação interna que valoriza a todos e acaba com ruídos perigosos.
Também é importante mencionar que aqui não estamos comparando as reuniões presenciais e as virtuais (falaremos delas mais adiante). Ambas são importantes e têm o seu valor. Mas, independente do formato, este tipo de encontro torna tudo mais efetivo e eficiente.
Veja os benefícios das reuniões de equipe da sua empresa
Para reforçar ainda mais o valor que as reuniões exercem para o sucesso de uma empresa, destacamos alguns benefícios. Independente do formato presencial ou virtual (no próximo tópico, falaremos bastante sobre isso), a verdade é que as vantagens são infinitas. Veja só alguns exemplos disso:
- As reuniões de uma empresa são ações produtivas porque ajudam – e muito – na integração entre as equipes de trabalho. Há um contato mais direto e que, muitas vezes, em função da correria do dia a dia, não acontece da maneira como deveria ocorrer.
- A interação e a interatividade ganham muito quando uma empresa investe em reuniões regulares. Assim, é possível avaliar o grau de aproximação entre os colaboradores e a capacidade que os envolvidos possuem para chegar a consensos e resolver crises.
- Quando ocorrem reuniões produtivas, as empresas têm a oportunidade de descobrir talentos e capacidades que os colaboradores possuem. E essas habilidades podem fazer muita diferença para o crescimento da organização. Há, portanto, mais espaço para reconhecimento e desenvolvimento.
- As reuniões também são momentos propícios para que os líderes e gestores estejam mais próximos dos liderados. Essas são oportunidades estratégicas para alinhar os grupos, gerar aproximação, fortalecer laços e criar um ambiente saudável para o bom seguimento das ações.
- Os encontros regulares são oportunidades para que gestores percebam como anda o clima organizacional. Assim, será possível verificar o comportamento dos colaboradores, o nível de satisfação e também perceber possíveis focos de crise.
- As reuniões são essenciais para o alcance das metas. Nelas é possível alinhar demandas, “apagar incêndios”, tomar decisões estratégicas e mudar rotas, quando necessário. Nem sempre a troca de e-mails e a utilização de aplicativos de acompanhamento de fluxo de trabalho são suficientes.
Presencial x Virtual: A tecnologia e os novos formatos de reunião
A tecnologia chegou para ficar e isso é ótimo para as empresas. Nesse contexto, a ocorrência de reuniões virtuais tem se tornado um fato normal nas corporações. Todavia, apesar de todas as vantagens, os encontros presenciais nunca perderão a importância.
Desta forma, para que você tire as suas próprias conclusões e verifique o que mais se adequa à realidade da sua empresa, destacamos pontos relevantes dessas duas alternativas. Veja só:
Reuniões presenciais
- O impacto que os encontros presenciais causam nos envolvidos geralmente é maior do que nas reuniões virtuais. Isso porque nada substitui o olho no olho, as expressões faciais, o gestual e a linguagem não verbal. Além disso, dependendo da qualidade da tecnologia e da Internet, muitas informações são perdidas.
- As reuniões presenciais são mais efetivas para a construção e fortalecimento de relacionamentos. E isso vale ouro para a construção de processos mais eficientes nas empresas. Em outras palavras, quanto mais coesas e integradas forem as equipes, maior a possibilidade de acerto e de sucesso.
- Este tipo de reunião é ótimo para motivar as equipes de trabalho. É uma oportunidade ímpar para o reconhecimento de conquistas e para inspirar novas ideias e ações. É importante realçar que os encontros virtuais também tornam isso possível, mas o contato físico fortalece ainda mais os laços.
- O Networking é potencializado nos encontros presenciais. Nestas oportunidades, aumenta a chance da expansão das nossas redes de contato, sejam com outros colaboradores, clientes, fornecedores ou parceiros comerciais. As conexões são mais autênticas.
Reuniões Virtuais
- O tempo vale ouro (e como vale, concorda?). Por isso, as novas tecnologias têm se mostrado cada vez mais eficientes para diminuir a distância entre as pessoas e para fomentar encontros bastante assertivos. Dessa forma, há mais rapidez em diversas tomadas de decisão.
- O formato virtual é uma excelente oportunidade para que os colaboradores se adaptem aos novos tempos. Com isso, todos os envolvidos se mostram mais preparados para resolver problemas inesperados, com um raciocínio mais rápido. É isso que os novos tempos exigem dos profissionais.
- As reuniões virtuais são inovadoras, objetivas, otimizam os processos e permitem que os participantes estejam alocados em diversos locais. Por isso, gasta-se menos tempo do que com os encontros presenciais para alinhar questões, juntar pessoas e tomar decisões importantes.
- Há um sem-número de ferramentas que potencializam as reuniões virtuais. Dessa forma, há mais eficiência nos encontros e mais qualidade nas interações. Todavia, há sempre a necessidade da escolha das melhores opções tecnológicas e um investimento em ferramentas e boas conexões de Internet.
Conheça os 7 passos mais eficientes para realizar reuniões produtivas na sua empresa
Se você está acompanhando este conteúdo desde o início, certamente já percebeu que não há sucesso nos negócios sem as reuniões. Este tipo de encontro tem sido visto, cada vez mais, de forma estratégica. É, sem sombra de dúvidas, um grande diferencial para se destacar no segmento de atuação.
Por este motivo, destacamos, a seguir, 7 passos eficientes para a realização de reuniões bastante produtivas na sua empresa. Com eles, você poderá criar mecanismos que farão toda a diferença na execução dos processos, introdução de inovação, valorização de pessoas e resolução de problemas. Tome nota:
Passo 1 – A pauta
Toda reunião produtiva precisa de um norte. Você não deve marcar um encontro, tirar as pessoas do exercício normal de suas funções e não ter um motivo específico ou um objetivo. Por isso, defina previamente uma pauta. Isso otimiza o tempo e manterá as pessoas sempre atentas.
Assim, os assuntos não se perderão e haverá bastante eficiência em cada etapa. Se possível, compartilhe a pauta da reunião com as pessoas antes do encontro. Ou, pelo menos, os assuntos mais pontuais. Essa atitude ajudará os envolvidos a organizar o pensamento e a tornar decisões com mais facilidade.
Passo 2 – O tempo
Você não deve marcar uma reunião com somente o horário de início. Os colaboradores geralmente têm pouco tempo e muitas demandas diárias. Além disso, encontros muito longos ou sem programação acabam cansando os envolvidos e diminuindo a atenção e o interesse.
Ou seja, é sempre ideal definir um tempo determinado para tratar de cada assunto. E, se houver muitos temas a serem tratados, avalie a possibilidade de realizar mais de um encontro. Para isso, além do tempo, crie uma hierarquia dos assuntos e se baseie na importância e na urgência deles.
Passo 3 – Defina os participantes da reunião
A escolha dos participantes é outro ponto fundamental para o sucesso de uma reunião corporativa. Isso quer dizer que se você convocar indivíduos que pouco – ou nada – acrescentarão para o encontro, acabará tumultuando o ambiente, gerando debates improdutivos.
Com isso, a tomada de decisões será prejudicada. Dessa forma, quando definir uma reunião, procure se certificar de que somente aqueles que serão essenciais para tratar dos assuntos da pauta estarão presentes. Foque nos objetivos e naqueles que estão envolvidos com os processos específicos.
Passo 4 – O plano de ação
No primeiro passo que compartilhamos com você, mencionamos que é preciso definir uma pauta. E, com ela, que os objetivos devem ser alcançados. Porém, para que isso aconteça, é importante que, ao final do encontro, seja definido um conjunto de ações que resolvam as questões levantadas.
Passo 5 – Interaja
É essencial definir uma pauta, ter objetivos claros e formular um plano de ação para que tudo seja alcançado. Porém, isso só será possível se você fomentar a comunicação e a interação entre as pessoas. É preciso dar espaço e oportunidade para que os participantes colaborem.
Na prática, permita que todos falem e sejam ouvidos. Essa atitude, além de oportunizar o acesso a diversas soluções, gerará nos participantes a sensação de que são importantes para a empresa. No fim, além de problemas resolvidos, terá colaboradores motivados e felizes.
Passo 6 – Que dados utilizar?
Quando estamos programando uma reunião, certamente nos deparamos com uma quantidade excessiva de informações e possibilidades. Você não deve levar tudo isso para o encontro, pois há a necessidade de que haja objetividade e assertividade.
Dessa forma, utilize os melhores dados, gráficos e números que levem as reuniões em direção à resolução de todas as metas estipuladas. Valorize a precisão e as fontes mais seguras para diminuir bastante a margem de erro e de decisões que não resolveram, de fato, os problemas existentes.
Passo 7 – Invista em tecnologia
A tecnologia precisa ser aproveitada da melhor maneira possível. E é importante deixar claro que ela não é eficiente somente para os encontros virtuais. Podemos usar aplicativos gerenciadores até mesmo nas reuniões presenciais. E eles fazem toda a diferença.
Na prática, você pode ter à sua disposição opções que emitem lembretes automáticos, demonstram a evolução das resoluções e o alcance de metas, compartilham documentos e mostram em tempo real a efetividade das iniciativas adotadas, entre outras funcionalidades.
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