A mensagem é o item mais importante para o sucesso de qualquer ação empresarial. Isso quer dizer que quando ocorre uma determinada falha na transmissão de informações, pode gerar o fracasso do trabalho de uma equipe. Por este motivo, a comunicação em projetos precisa de toda a sua atenção.
Neste contexto em que planejar e comunicar acertadamente é visto como o grande diferencial para o sucesso, resolvemos criar este conteúdo para colaborar com você. Desta forma, estamos certos de que, a partir do momento em que falar e compartilhar com qualidade, sua carreira vai decolar.
É por este motivo que as grandes corporações têm a comunicação em projetos como uma de suas prioridades na luta pelas primeiras colocações no mercado. Assim, é importante conversarmos sobre benefícios, problemas comuns e boas práticas para planejar e acertar em cheio os objetivos da sua empresa.
Percebe o valor que há no plano de comunicação em projetos? Melhor ainda será quando verificar as melhores dicas para potencializar a comunicação da sua equipe. E mais: você ainda vai conhecer a escola ideal para te ajudar com o que há de melhor em comunicação e Oratória. Acompanhe com a gente.
Entenda o conceito de gestão de projetos
Para que um projeto dê certo, alcance todos os objetivos e traga bons frutos para uma organização é fundamental que haja planejamento. Quando isso não acontece, as informações “se perdem” e o trabalho das equipes é duramente prejudicado.
Assim, para que tudo corra bem, é preciso selecionar e organizar uma série de itens, como:
- Ferramentas mais adequadas para alcançar os objetivos que foram definidos previamente.
- Reunir o conhecimento necessário para entender cada etapa, dar prosseguimento às ações e saber lidar com os imprevistos que geralmente ocorrem.
- Relacionar o que precisa ser realizado com as habilidades adequadas para este fim.
- Selecionar o método de trabalho que proporcione condições de realização do projeto por parte dos profissionais envolvidos.
Sendo assim, facilmente percebemos que o planejamento da comunicação em projetos não se trata de algo simples e padronizado. Ele precisa “conversar” com a cultura da empresa, o perfil das equipes, os objetivos que precisam ser alcançados e as condições para tornar realidade tudo isso.
Em outras palavras, podemos entender a gestão de projetos como todas as ações necessárias para tornar realidade um determinado empreendimento, como a criação de um produto, por exemplo. Ou, ainda, o desenvolvimento de um serviço ou a ativação de uma ideia.
Para juntar todas essas pontas e alcançar as metas esperadas, a comunicação em projetos se mostra como o condutor ideal. É por ela que as equipes se alinham, os feedbacks são realizados, tudo com transparência e profissionalismo.
Ainda em tempo, não podemos deixar de compartilhar o fato de que a gestão de projetos também tem como missão controlar os recursos disponíveis para a execução da tarefa. Também nesta ação, a comunicação está presente e serve para organizar e reorganizar os passos que precisam de ajustes.
Objetivos do plano de comunicação em projetos
A transparência e a colaboração entre as equipes são requisitos essenciais para tirar um projeto do papel. Para tornar isso possível, a comunicação em projetos é vista como um acessório essencial. Há, neste processo, uma série de objetivos primordiais.
Desta forma, para que você aprenda a fazer uma comunicação em projetos realmente eficiente, é importante conhecer alguns objetivos. Veja só:
1 – Definir, de acordo com os recursos disponíveis e com os objetivos da empresa, quais são as melhores estratégias de comunicação a serem adotadas pelas equipes de trabalho envolvidas.
2 – Identificar, entre o público interno e externo da corporação, quais são as necessidades de comunicação mais urgentes.
3 – Entender, de maneira pormenorizada, quais são as expectativas dos stakeholders. Isso é importante porque trata-se de um público de interesse da empresa e que faz parte do conjunto de atores que fazem os negócios empresariais darem certo.
4 – Ter um panorama mais real de como o seu público-alvo te vê, entende e o que ele espera de suas ações. Isso influenciará diretamente nos caminhos a serem tomados pelo planejamento (inclusive, uma mudança de rota).
5 – O conteúdo compartilhado com o público de interesse deve alcançar as expectativas desses atores. Por isso, o plano de comunicação em projetos deve ser personalizado e focado nesta finalidade.
6 – Promover um feedback contínuo e construtivo para com as equipes de trabalho, a fim de valorizar as potencialidades e acertos e ajustar possíveis equívocos que ocorrem no desenvolvimento dos processos.
7 – Gerar uma comunicação clara, assertiva e eficiente a fim de que haja transparência em todas as etapas e uma perfeita sincronia entre as equipes de trabalho.
O que precisamos valorizar na comunicação em projetos?
Quando pensamos na comunicação em projetos e no quanto ela pode ser essencial para o êxito nos negócios, fica difícil compreender por que muitas corporações não valorização este tema. Mas, com o passar do tempo, todo mundo acaba percebendo o potencial que existe no ato de interagir bem.
Sendo assim, como acreditamos que você é uma dessas pessoas que deseja fazer a comunicação em projetos da sua empresa crescer continuamente, destacamos alguns pontos para te ajudar. Com eles, esteja certo de que haverá clareza, eficiência, transparência e ótimos resultados.
Por isso, preste bastante atenção e tome nota destas observações que listamos a seguir:
- Quando a comunicação é realizada da forma correta, definimos com clareza o que deverá ser feito, a maneira para tornar isso possível e quem serão os profissionais que realizarão a tarefa. Além disso, é possível estabelecer um prazo seguro e expectativas reais e possíveis de serem alcançadas.
- A partir do momento em que uma empresa adota o planejamento da comunicação em projetos, ela tende a gerar uma interação clara e eficiente. Esta facilitará o entendimento e as etapas. Com isso, haverá transparência nas ações e mais colaboração entre as equipes.
- Se realizarmos uma boa comunicação em projetos, os profissionais envolvidos terão à disposição as informações mais relevantes para a execução do trabalho. Desta forma, o fluxo é bastante facilitado e há menos entraves e ruídos.
- Uma comunicação em projetos bem realizada auxilia os líderes e gestores a se envolverem de maneira mais qualitativa com os colaboradores e parceiros de negócios. Assim, cria-se um ambiente mais saudável e propício para o desenvolvimento de ideias criativas.
- A comunicação em projetos eficiente ajuda a nivelar o conhecimento, alinhar informações pertinentes, a ter empatia nas relações. Além disso, cria-se um ambiente favorável aos feedbacks construtivos, que geram aprendizado e crescimento contínuo.
Veja como evitar problemas comuns na comunicação em projetos
Por melhor que seja o planejamento da sua comunicação em projetos, há sempre algo que precisa de ajustes. Assim, é comum nos depararmos com alguns problemas. Para contorná-los e ainda gerarmos aprendizados importantes para a equipe, é importante tomarmos alguns cuidados.
A tentativa é sempre a de evitar que os entraves ocorram. Todavia, sempre que isso não for possível, você já terá as ferramentas para resolver:
- A sua comunicação com as equipes deve ser o segredo do sucesso dos seus projetos. Por isso, tenha sempre em mente que quanto melhor, mais leal e clara forem as suas interações, mais perto você estará do êxito e do alcance das metas previstas.
- Evite unificar a comunicação que é compartilhada com as pessoas. Em outras palavras, é preciso personalizar a maneira como você envia mensagens. Ou seja, para cada perfil de equipe e de profissional, há uma forma especial de relacionamento.
Mesmo trabalhando no mesmo projeto, as equipes, a experiência e as formações são diversas. Por isso, uma informação compartilhada de uma única maneira poderá gerar compreensões diferentes. É daí que surgem os ruídos que podem arruinar o seu projeto.
- Procure sempre alinhar as expectativas, avaliar a necessidade de aumento de prazo e de modificações nos caminhos a serem seguidos. Essa avaliação contínua facilita o processo e colabora para que a execução seja facilitada e traga os resultados esperados.
- Seja claro com a sua equipe na definição das tarefas e procure se certificar de que todas as pessoas entenderam as informações e diretrizes compartilhadas. Essa checagem fará toda a diferença e não impactará nos prazos e resultados esperados.
Conheça práticas eficientes para a construção de uma boa comunicação
Uma boa comunicação em projetos é o resultado de práticas eficientes. Quando seguimos por este caminho e simplificamos os processos, colhemos os frutos esperados. E, mais do que isso, quando há alinhamento e um ambiente saudável, há a possibilidade de superação das expectativas.
Para te ajudar também com essa parte, destacamos algumas ações que comumente ajudam na construção de uma comunicação de excelência:
1 – Promova reuniões produtivas ao invés de utilizar os momentos em que a equipe está reunida para “jogar tempo fora”. Para isso, procure ser o mais objetivo possível, agindo de forma assertiva e dando aos presentes somente as informações essenciais para o trabalho.
Crie um ambiente leve, respeitoso e que permita aos presentes tirarem dúvidas, sugerirem ações e novas iniciativas. Faça, portanto, das reuniões de trabalho um momento em que a boa comunicação é o grande norteador das ações que levarão ao sucesso.
2 – A tecnologia é um dos grandes aliados que possuímos para nos comunicar bem com as pessoas. Mas, para que isso aconteça, é necessário saber o quê, quando e em que situações utilizar as ferramentas. Estas têm finalidades específicas e conseguem otimizar e organizar o fluxo de trabalho.
Sendo assim, faça um levantamento das melhores ferramentas de gestão de projetos. Elas são um acessório bastante eficiente no dia a dia de trabalho. Em muitas delas, você pode acompanhar o desenvolvimento das tarefas, modificar diretrizes e prazos, entre outros.
3 – O feedback construtivo e contínuo é uma das ações mais eficientes que existem. Com ele, evitamos diversos problemas, nos aproximamos das equipes, corrigimos equívocos com respeito e temos a possibilidade de reconhecer acertos, inovações e boas iniciativas dos colaboradores.
Há, no entanto, muitas corporações que transformam o feedback em um momento tenso e que desgasta sensivelmente as relações entre gestores, líderes e colaboradores. Isso porque há somente cobrança, “apontamento” de erros e pouca – ou nenhuma – valorização de acertos.
Dicas importantes para líderes e gestores melhorarem a comunicação
Para finalizar este conteúdo e ajudar líderes e gestores a promoverem uma comunicação em projetos de alta qualidade, veja as dicas que separamos:
Dica 1 – Antes de qualquer coisa, conheça o perfil dos seus liderados. Essa definição é o primeiro passo para que você defina a comunicação mais adequada para cada equipe. A personalização das interações aproxima pessoas, facilita processos e diminui a incidência de ruídos.
Dica 2 – Defina quais os canais de comunicação são os mais apropriados para gerar uma interação de qualidade entre as suas equipes de trabalho. Procure optar por ferramentas que produzam mensagens claras, objetivas e que alcancem sensivelmente as pessoas.
Dica 3 – Seja humano. Isso quer dizer que você não deve cair no erro de subir em um pedestal simplesmente porque tem a missão de gerir/liderar pessoas. Ao contrário disso, invista na empatia e procure se colocar no lugar dos outros. Atitudes dessa natureza te ajudarão a encontrar as melhores soluções.
Dica 4 – Transforme os feedbacks em momentos de encontros produtivos e esperados pelas pessoas. Procure reconhecer os acertos e, quando surgirem equívocos, aja com naturalidade e procure listá-los não com a intenção de “apontar erros”, mas sim com o objetivo de encontrar soluções viáveis.
Dica 5 – Invista em cursos de comunicação e Oratória. Esses treinamentos ajudam a desenvolver habilidades essenciais de comunicação. Isso serve para você (gestor ou líder) e também para os seus colaboradores. Muitas empresas já perceberam o valor que há nessas formações.
Falaremos especificamente sobre esses cursos no próximo tópico. Continue acompanhando aqui com a gente.
Conheça a escola ideal para realizar uma excelente comunicação em projetos
O planejamento da comunicação em projetos é a ação mais acertada para os líderes e gestores que pretendem alcançar metas com qualidade, o mínimo de recursos e dentro dos prazos estipulados.
Porém, para tornar possíveis todas as etapas de um processo de comunicação é preciso investir em qualidade de interações. E isso vem com as formações em Oratória que o Clube da Fala oferece.
Há anos, desenvolvemos uma metodologia personalizada que dá a você tudo aquilo de que necessita para gerar uma comunicação clara e transparente.
A partir daí, as suas equipes produzirão com qualidade e você colherá os frutos das suas ações planejadas.
Venha conhecer de perto os cursos que o Clube da Fala tem para te oferecer.
Estamos esperando o seu contato.
